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Vakanzkosten-Rechner: Was kostet Ihre unbesetzte Pflegestelle?
Eine offene Stelle spart das Gehalt, aber nicht die Arbeit. Die Dienste werden mit Leiharbeit, mit Mehrarbeit Ihres Teams oder gar nicht besetzt. Rechnen Sie aus, was das Ihre Einrichtung jeden Monat kostet.
Weitere Annahmen
z. B. garantierte Jahressonderzahlung
Rund 21 % ohne Umlagen und Berufsgenossenschaft
Vakanzkosten pro Monat
1.535 €
12.278 € in 8 Monaten, rund 50 € pro Tag
- Aufschlag Leiharbeit
- 776 €
- Zuschläge Mehrarbeit
- 459 €
- Einspringprämien
- 0 €
- Entgangene Einnahmen
- 0 €
- Stellenanzeigen und Suche
- 300 €
- Summe pro Monat
- 1.535 €
Eigene Kosten je Stunde: 30,61 € (Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteil, umgelegt auf die Vertragsstunden)
Zum Vergleich: Honorar bei PflegeMatch
5.130 €
10 % des Bruttojahresgehalts von 51.300 €, einmalig und erst bei Arbeitsantritt fällig, netto zzgl. USt. Das Werbebudget für die Anzeigen legen Sie selbst fest.
Das entspricht den Vakanzkosten von rund 3,3 Monaten.
Im Durchschnitt besetzen wir eine Stelle in 21 Tagen ab Kampagnenstart.
So rechnet der Rechner
Der Rechner vergleicht jede Stunde, die Sie während der Vakanz anders abdecken, mit einer eigenen Stunde. Eine eigene Stunde kostet Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteil, umgelegt auf die Vertragsstunden im Jahr. Bei 4.275 € im Monat, 39 Wochenstunden und 21 % Arbeitgeberanteil sind das rund 30,61 €.
- Leiharbeit: Stunden mal (Stundensatz des Verleihers minus eigene Kosten je Stunde)
- Mehrarbeit: Stunden mal eigene Kosten je Stunde mal Zuschlag
- Prämien, entgangene Einnahmen und Suche: so, wie Sie sie eintragen
- Gesamt: Summe pro Monat mal Dauer der Vakanz
Bewusst nicht enthalten sind Urlaubs- und Krankheitstage, die Sie bei einer eigenen Kraft mitbezahlen, und Folgekosten wie Überlastung, höhere Krankenstände und Kündigungen im Team. Das eine würde die Vakanzkosten senken, das andere oft deutlich erhöhen.
Woher die Voreinstellungen kommen
- Gehalt: mittleres Bruttoentgelt in Vollzeit 2024, Fachkräfte in Pflegeberufen 4.275 €, Helfer 3.215 € (Bundesagentur für Arbeit, Mai 2026)
- Dauer: rund acht Monate. Gemeldete Fachkraftstellen waren im Oktober 2025 im Schnitt 248 Tage (Altenpflege) und 254 Tage (Krankenpflege) vakant (Bundestag, Drucksache 21/2895)
- Arbeitgeberanteil: rund 21 % für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung, ohne Umlagen und Berufsgenossenschaft
- Leiharbeit, Mehrarbeit und Anzeigen: Beispielwerte. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Ratgeber
Vakanzkosten in der Pflege: Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet
Kostenarten, Rechenbeispiel, Refinanzierung von Leiharbeit und was die Vakanzzeit verkürzt.
Häufige Fragen
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind die Kosten, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt ist. In der Pflege sind das vor allem Aufschläge für Leiharbeit, Zuschläge und Prämien für Mehrarbeit, entgangene Einnahmen und Ausgaben für die Suche.
Wie lange bleiben Pflegestellen im Schnitt unbesetzt?
Laut Bundesregierung waren gemeldete Stellen für Fachkräfte in der Altenpflege im Oktober 2025 im Schnitt 248 Tage vakant, in der Gesundheits- und Krankenpflege 254 Tage. Das sind rund acht Monate.
Wie genau ist das Ergebnis?
So genau wie Ihre Eingaben. Die Voreinstellungen sind Beispielwerte, beim Gehalt das mittlere Bruttoentgelt in Pflegeberufen laut Bundesagentur für Arbeit. Mit Ihren eigenen Stundensätzen, Stunden und Ausgaben erhalten Sie eine belastbare Größenordnung für Ihre Einrichtung.
Gilt der Rechner auch für Leitungsstellen?
Die Rechnung funktioniert für jede Stelle, wenn Sie Gehalt und Überbrückungskosten anpassen. Der Vergleich mit dem Honorar von PflegeMatch nutzt den Satz für Fach- und Hilfskräfte. Für Wohnbereichsleitungen gelten 16 %, für Pflegedienstleitungen 20 % des Bruttojahresgehalts.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nein. Die Rechnung läuft in Ihrem Browser, es gibt kein Formular und keine Anmeldung. Wir speichern Ihre Eingaben nicht.
Jeder Monat Vakanz kostet
PflegeMatch besetzt Stellen für Fach- und Hilfskräfte erfolgsbasiert: 0 € Setup, Honorar erst bei Arbeitsantritt, 90 Tage Nachbesetzungs-Garantie.
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