Gemeldete Stellen für Pflegefachkräfte waren im Oktober 2025 im Schnitt schon rund acht Monate unbesetzt: in der Altenpflege 248 Tage, in der Gesundheits- und Krankenpflege 254 Tage. Das geht aus einer Antwort der Bundesregierung an den Bundestag hervor.
Acht Monate, in denen die Dienste trotzdem besetzt werden müssen. Weil in dieser Zeit kein Gehalt fließt, wirkt eine offene Stelle auf den ersten Blick sogar günstig. Tatsächlich wird die Arbeit nur anders bezahlt: teurer eingekauft, vom Team zusätzlich getragen oder gar nicht erledigt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Kosten dabei entstehen, wie Sie sie für Ihre Einrichtung berechnen und was die Vakanzzeit verkürzt.
Wie lange Pflegestellen offen bleiben
Die Bundesagentur für Arbeit misst, wie lange gemeldete Stellen vakant sind, also wie viele Tage seit dem gewünschten Besetzungstermin vergangen sind. Pflegeberufe zählen in ihrer Fachkräfteengpassanalyse seit Jahren zu den Engpassberufen, und die Vakanzzeiten zeigen, warum:
| Berufsgruppe | Jahresdurchschnitt 2024 | Oktober 2025 |
|---|---|---|
| Altenpflege | 314 Tage | 248 Tage |
| Gesundheits- und Krankenpflege | 285 Tage | 254 Tage |
Stellen im Bestand, also zum Stichtag noch offene Stellen. Quelle: Deutscher Bundestag, Drucksache 21/2895, Tabelle 8.
Die Werte sind zuletzt gesunken, die Lage bleibt trotzdem angespannt. Auf 100 gemeldete Stellen für examinierte Pflegefachkräfte kamen 2025 rechnerisch nur 57 Arbeitslose. Wer eine Fachkraftstelle ausschreibt, wirbt also fast immer um Menschen, die schon einen Job haben.
Welche Kosten eine offene Stelle verursacht
Das Gehalt der offenen Stelle fällt weg. Dafür entstehen andere Kosten:
- Leiharbeit: Der Verleiher berechnet einen Stundensatz, der über dem liegt, was Sie eine eigene Pflegekraft pro Stunde kostet. Jede Leihstunde kostet die Differenz extra.
- Mehrarbeit und Einspringen: Ihr Team übernimmt die Dienste. Das kostet Zuschläge für Überstunden und oft Prämien für kurzfristiges Einspringen.
- Entgangene Einnahmen: Reicht das Personal nicht, sagen ambulante Dienste Touren ab, Heime nehmen niemanden neu auf, Kliniken sperren Betten.
- Suche: Stellenanzeigen, Jobbörsen und die Zeit der Leitung für Gespräche laufen jeden Monat weiter, solange die Stelle offen ist.
- Folgekosten: Wer dauerhaft für andere einspringt, ist irgendwann selbst erschöpft. Mehr Krankheitstage und weitere Kündigungen machen aus einer offenen Stelle schnell zwei.
Leiharbeit: teuer und nur begrenzt refinanzierbar
Rund 32.000 Menschen arbeiteten 2025 als Leiharbeitskräfte in der Pflege, knapp 2 Prozent aller sozialversicherungspflichtig beschäftigten Pflegekräfte. Ihre Zahl ist gegenüber dem Vorjahr um 14 Prozent gesunken.
Ein Grund ist die Refinanzierung. Seit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) gelten für Leihkräfte in der Langzeitpflege dieselben Maßstäbe wie für eigene Beschäftigte: Nach § 82c Absatz 2b SGB XI dürfen Entgelte für Personal ohne direktes Arbeitsverhältnis bis zur Höhe der tariflichen Bezahlung eigener Pflegekräfte nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden. Für alles, was darüber liegt, braucht es einen sachlichen Grund.
Der Arbeitgeberverband bpa spricht von einem Refinanzierungsdeckel: Was Verleiher darüber hinaus berechnen, lässt sich in den Vergütungsverhandlungen oft nicht vollständig abbilden. Den Aufschlag trägt dann die Einrichtung selbst.
So berechnen Sie die Vakanzkosten
Für eine belastbare Zahl brauchen Sie keine Kostenrechnung über das ganze Haus. Es reicht, die Stunden der offenen Stelle zu verfolgen: Wer leistet sie, und was kostet das mehr als eine eigene Kraft?
- 1Eigene Kosten je Stunde ermitteln: Monatsgehalt mal zwölf plus garantierte Sonderzahlungen, dazu rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, geteilt durch die Jahresstunden. Bei 4.275 € im Monat und 39 Wochenstunden sind das rund 30,61 € je Stunde.
- 2Leiharbeit bewerten: Leihstunden mal Differenz zwischen dem Stundensatz des Verleihers und Ihren eigenen Kosten je Stunde.
- 3Mehrarbeit bewerten: Überstunden mal eigene Kosten je Stunde mal Zuschlag, dazu gezahlte Einspringprämien.
- 4Einnahmen und Suche ergänzen: abgesagte Leistungen und die monatlichen Ausgaben für Anzeigen und Jobbörsen.
- 5Mit der Dauer multiplizieren: die Summe pro Monat mal die Monate, die die Stelle voraussichtlich offen bleibt.
| Posten | Annahme | Pro Monat |
|---|---|---|
| Leiharbeit | 40 Stunden zu 50 €, eigene Stunde 30,61 € | 776 € |
| Mehrarbeit | 60 Stunden mit 25 % Zuschlag | 459 € |
| Stellenanzeigen | Jobbörse und Anzeigen | 300 € |
| Summe pro Monat | 1.535 € | |
| Bei 8 Monaten Vakanz | 12.278 € |
Gehalt: mittleres Bruttoentgelt von Fachkräften in Pflegeberufen in Vollzeit 2024 laut Bundesagentur für Arbeit. Stundensatz, Stunden und Anzeigenkosten sind Beispielwerte.
Entgangene Einnahmen und Folgekosten sind darin noch gar nicht enthalten. Schon ohne sie kostet die offene Stelle in diesem Beispiel mehr als 12.000 €. Mit dem Vakanzkosten-Rechner setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein und sehen das Ergebnis sofort.
Was die Vakanzzeit verkürzt
Viele Pflegekräfte, die offen für einen Wechsel wären, suchen nicht aktiv. Sie lesen keine Stellenbörsen, sondern scrollen abends durch Facebook und Instagram. Wer nur ausschreibt und wartet, erreicht sie nicht. Diese Hebel helfen:
- Gehalt und Dienstmodell in die Anzeige: Pflegekräfte vergleichen zuerst Geld, Schichten und Fahrtweg. Fehlen diese Angaben, springen viele ab. Wie eine gute Anzeige aussieht, zeigt unser Ratgeber zur Stellenanzeige für Pflegekräfte.
- Bewerbung ohne Hürden: eine Kurzbewerbung per Smartphone in zwei Minuten statt Anschreiben und Lebenslauf.
- Schnell reagieren: Rückruf innerhalb von 24 Stunden. Gute Pflegekräfte haben oft mehrere Angebote.
- Passive Kandidaten ansprechen: Social Recruiting über Facebook und Instagram erreicht auch Pflegekräfte, die gerade nicht suchen.
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende: Eine Prämie für Empfehlungen aus dem Team ist oft günstiger als jede Anzeige.
Wenn Sie die Suche abgeben möchten: PflegeMatch besetzt Stellen für Fach- und Hilfskräfte erfolgsbasiert, mit 0 € Setup und einem Honorar, das erst bei Arbeitsantritt fällig wird. Im Durchschnitt ist eine Stelle in 21 Tagen besetzt. Unsere Leistungen im Überblick
Häufige Fragen
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind die Kosten, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt ist. In der Pflege sind das vor allem Aufschläge für Leiharbeit, Zuschläge und Prämien für Mehrarbeit und Einspringen, entgangene Einnahmen, wenn Leistungen eingeschränkt werden müssen, und Ausgaben für die Suche.
Wie lange bleibt eine Pflegestelle im Schnitt unbesetzt?
Laut Bundesregierung waren gemeldete Stellen für Fachkräfte in der Altenpflege im Oktober 2025 im Schnitt 248 Tage vakant, in der Gesundheits- und Krankenpflege 254 Tage. Das sind rund acht Monate. Im Jahresdurchschnitt 2024 lagen die Werte mit 314 und 285 Tagen noch höher.
Spart eine offene Stelle nicht sogar Geld?
Kurzfristig fällt das Gehalt weg. Die Arbeit fällt aber nicht weg: Sie wird teurer eingekauft, vom Team zusätzlich getragen oder bleibt liegen. Rechnet man Aufschläge für Leiharbeit, Zuschläge für Mehrarbeit und entgangene Einnahmen zusammen, kostet die offene Stelle schnell mehr als die besetzte. Die Belastung für das Team kommt noch dazu.
Übernehmen die Pflegekassen die Kosten für Leiharbeit?
In der Langzeitpflege nur begrenzt. Seit dem PUEG dürfen Entgelte für Leihkräfte bis zur Höhe der tariflichen Bezahlung eigener Pflegekräfte nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden, für mehr braucht es einen sachlichen Grund (§ 82c Absatz 2b und 3 SGB XI). Aufschläge darüber trägt die Einrichtung oft selbst.
Wie berechne ich die Vakanzkosten für meine Einrichtung?
Am schnellsten mit dem kostenlosen Vakanzkosten-Rechner von PflegeMatch: Gehalt, Leihstunden, Mehrarbeit und Ausgaben eintragen, das Ergebnis pro Monat und für die gesamte Vakanz erscheint sofort. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
Über den Autor
Iason Efthymiopoulos, Gründer von PflegeMatch
PflegeMatch besetzt offene Stellen in Pflegeheimen, ambulanten Pflegediensten und Kliniken über Social Recruiting, erfolgsbasiert und deutschlandweit.
Quellen
- Deutscher Bundestag, Drucksache 21/2895: Antwort der Bundesregierung „Fachkräfte in der Alten- und Krankenpflege“, 24.11.2025
- Bundesagentur für Arbeit, Blickpunkt Arbeitsmarkt: Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen, Mai 2026
- § 82c SGB XI, Wirtschaftlichkeit von Personalaufwendungen (gesetze-im-internet.de)
- bpa, Positionspapier „Regulierung der Leiharbeit in der Pflege“
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