Wer Pflegekräfte nicht allein über Stellenanzeigen findet, holt sich Unterstützung. Dafür gibt es drei Wege: Zeitarbeit, Personalvermittlung und Recruiting-Agenturen. Sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch darin, wer das Risiko trägt und bei wem die Pflegekraft am Ende angestellt ist.
Dieser Ratgeber erklärt, wie die Modelle abrechnen, was eine Vermittlung typischerweise kostet und welche Punkte in den Vertrag gehören.
Drei Wege zur neuen Pflegekraft
Zeitarbeit löst ein akutes Problem, aber kein dauerhaftes: Die Kraft bleibt beim Verleiher angestellt, und Sie zahlen für jede Stunde einen Aufschlag. Personalvermittlung und Recruiting-Agenturen zielen dagegen auf eine Festanstellung in Ihrer Einrichtung.
| Zeitarbeit | Personalvermittlung | Recruiting-Agentur | |
|---|---|---|---|
| Angestellt bei | dem Verleiher | Ihrer Einrichtung | Ihrer Einrichtung |
| Abrechnung | Stundensatz, solange die Kraft im Einsatz ist | einmaliges Honorar, meist nur bei Erfolg | Gebühr pro Monat oder Kampagne |
| Risiko | gering, aber dauerhaft teuer | beim Vermittler, wenn nur bei Erfolg gezahlt wird | bei Ihnen, gezahlt wird unabhängig vom Ergebnis |
| Geeignet für | kurzfristige Lücken | dauerhafte Besetzung | Arbeitgebermarke und viele offene Stellen |
Was kostet Personalvermittlung?
Üblich ist eine erfolgsabhängige Provision, berechnet als Prozentsatz vom ersten Bruttojahresgehalt der eingestellten Person. Branchenübergreifend werden dafür meist 20 bis 30 Prozent genannt, etwa im Ratgeber von fachanwalt.de. Wie hoch der Satz bei Pflegekräften ausfällt, hängt von Position, Region und Anbieter ab. Manche Vermittler arbeiten auch mit Festpreisen pro Einstellung.
Entscheidend ist, worauf sich der Prozentsatz bezieht. Bei PflegeMatch ist das zum Beispiel das vereinbarte Monatsgehalt mal die Zahl der Monatsgehälter im Jahr (12, 13 oder 14) plus vertraglich garantierte Zulagen. Leistungs- oder anwesenheitsabhängige Bestandteile zählen nicht mit.
| Betrag | |
|---|---|
| Monatsgehalt | 4.275 € |
| Bruttojahresgehalt bei 12 Gehältern | 51.300 € |
| Provision bei 10 % | 5.130 € |
| Provision bei 20 % | 10.260 € |
| Provision bei 30 % | 15.390 € |
Gehalt: mittleres Bruttoentgelt von Fachkräften in Pflegeberufen in Vollzeit 2024 laut Bundesagentur für Arbeit. Beträge netto, zuzüglich Umsatzsteuer.
PflegeMatch berechnet für Pflegehilfe, Pflegeassistenz und examinierte Fachkräfte 10 Prozent bei der ersten und zweiten Einstellung, ab der dritten 9, ab der sechsten 8 und ab der elften 7 Prozent. Für Fachkräfte mit Zusatzqualifikation gelten 14, für Wohnbereichsleitungen 16, für Pflegedienstleitungen 20 und für Einrichtungsleitungen 22 Prozent. Alle Sätze verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer und werden erst bei Arbeitsantritt fällig. Das Werbebudget für die Anzeigen legen Sie selbst fest.
Erfolgshonorar, Retainer oder Festpreis
Bevor Sie Angebote vergleichen, lohnt ein Blick darauf, wofür Sie eigentlich bezahlen:
- Erfolgshonorar: Sie zahlen nur, wenn jemand eingestellt wird. Das Risiko liegt beim Vermittler. Achten Sie darauf, ob das Honorar schon mit der Vertragsunterschrift oder erst mit dem Arbeitsantritt fällig wird.
- Retainer: Ein Teil des Honorars wird vorab fällig, der Rest bei Erfolg. Das ist bei schwer zu besetzenden Leitungsstellen verbreitet. Kommt keine Einstellung zustande, ist die Anzahlung in der Regel weg.
- Festpreis oder Monatsgebühr: typisch für Recruiting-Agenturen, die Kampagnen für Sie schalten. Sie bezahlen die Arbeit, nicht das Ergebnis.
- Übernahme aus der Zeitarbeit: Übernehmen Sie eine Leihkraft fest, verlangen viele Verleiher eine Vermittlungsvergütung. Sie ist zulässig, muss aber angemessen sein (§ 9 Absatz 1 Nummer 3 AÜG).
Was passiert, wenn die Pflegekraft wieder geht?
Kündigt die neue Kraft in der Probezeit, ist das Honorar im schlimmsten Fall verloren. Seriöse Vermittler sichern das ab, mit einer kostenlosen Nachbesetzung oder einer anteiligen Erstattung. Prüfen Sie, wie lange die Garantie gilt und unter welchen Bedingungen.
Bei PflegeMatch gilt eine Nachbesetzungs-Garantie von 90 Tagen: Verlässt eine vermittelte Pflegekraft Ihre Einrichtung in dieser Zeit, besetzen wir die Stelle ohne weiteres Honorar neu.
Übrigens: Das Honorar an die Pflegekraft weiterzureichen, wenn sie früh kündigt, funktioniert nicht. Eine solche Klausel im Arbeitsvertrag hat das Bundesarbeitsgericht 2023 für unwirksam erklärt (Urteil vom 20. Juni 2023, 1 AZR 265/22).
Checkliste für den Vermittlungsvertrag
Diese Punkte sollten in jedem Angebot klar geregelt sein:
- Bemessungsgrundlage: Worauf bezieht sich der Prozentsatz? Monatsgehalt mal Anzahl der Gehälter, mit oder ohne Zulagen?
- Fälligkeit: bei Vertragsunterschrift oder erst bei Arbeitsantritt?
- Garantie: Wie lange gilt sie, und gibt es eine Nachbesetzung oder Geld zurück?
- Vorstellungsschutz: Wie lange nach der Vorstellung einer Person wird das Honorar fällig, wenn Sie sie später einstellen?
- Zusatzkosten: Sind Anzeigen, Werbebudget oder Reisekosten enthalten, oder kommen sie dazu?
- Exklusivität und Laufzeit: Dürfen Sie parallel mit anderen suchen, und wie kündigen Sie den Vertrag?
- Datenschutz: Liegt für jede vorgestellte Person eine Einwilligung zur Weitergabe ihrer Daten vor?
Wann sich Vermittlung rechnet
Ein Vermittlungshonorar wirkt hoch, solange man es mit null vergleicht. Der richtige Vergleich sind die Kosten der offenen Stelle: Aufschläge für Leiharbeit, Zuschläge für Mehrarbeit, entgangene Einnahmen. Im Rechenbeispiel zu den Vakanzkosten kostet eine offene Fachkraftstelle schon ohne entgangene Einnahmen rund 1.535 € im Monat. Ein Honorar von 5.130 € entspricht damit gut drei Monaten Vakanz.
Planen Sie das Honorar als eigene Ausgabe ein. In § 82c Absatz 2b SGB XI, dem Absatz zur Leiharbeit in der Langzeitpflege, steht: „Die Zahlung von Vermittlungsentgelten kann nicht als wirtschaftlich anerkannt werden.“ Ob das auch für die Honorare einer reinen Personalvermittlung gilt, klären Sie am besten mit Ihrem Verband oder Ihrer Beratung für die Pflegesatzverhandlungen.
Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Vakanzkosten-Rechner durch.
Häufige Fragen
Wer zahlt die Personalvermittlung, die Einrichtung oder die Pflegekraft?
In aller Regel die Einrichtung, die den Vermittler beauftragt. Für Pflegekräfte ist die Vermittlung bei PflegeMatch kostenlos.
Wie viel Provision ist bei Personalvermittlung üblich?
Branchenübergreifend werden meist 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts genannt. PflegeMatch berechnet für Pflegefach- und Hilfskräfte 7 bis 10 Prozent, je nach Zahl der Einstellungen, für Leitungsstellen 16 bis 22 Prozent.
Wann ist das Honorar fällig?
Das regelt der Vertrag. Bei PflegeMatch wird es erst mit dem Arbeitsantritt der Pflegekraft fällig, nicht schon mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag.
Darf ich die Provision von der Pflegekraft zurückverlangen, wenn sie früh kündigt?
Nein. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, nach der Beschäftigte die Vermittlungsprovision bei einer Eigenkündigung erstatten müssen, hat das Bundesarbeitsgericht 2023 für unwirksam erklärt (1 AZR 265/22).
Ist Personalvermittlung günstiger als Zeitarbeit?
Auf Dauer meist ja: Das Honorar fällt einmal an, der Aufschlag für Leiharbeit jeden Monat. Für eine kurze Lücke von wenigen Wochen kann Zeitarbeit trotzdem die richtige Lösung sein.
Brauchen Personalvermittler eine Erlaubnis?
Für private Arbeitsvermittlung ist seit 2002 keine Erlaubnis mehr nötig, eine Gewerbeanmeldung genügt. Wer Arbeitnehmer überlässt, also Zeitarbeit anbietet, braucht dagegen eine Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
Über den Autor
Iason Efthymiopoulos, Gründer von PflegeMatch
PflegeMatch besetzt offene Stellen in Pflegeheimen, ambulanten Pflegediensten und Kliniken über Social Recruiting, erfolgsbasiert und deutschlandweit.
Quellen
- fachanwalt.de, Personalvermittlung und Provisionsanspruch
- § 82c SGB XI, Wirtschaftlichkeit von Personalaufwendungen (gesetze-im-internet.de)
- § 9 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Unwirksamkeit (gesetze-im-internet.de)
- ADVANT Beiten, Kein Abwälzen einer Personalvermittlungsprovision auf den Arbeitnehmer (zu BAG, 1 AZR 265/22)
- Bundesagentur für Arbeit, Blickpunkt Arbeitsmarkt: Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen, Mai 2026
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